Das kostet ein kleines digitales Archiv.

Ein kleines digitales Archiv braucht natürlich eine PC-Software und einen Scanner. Und sehr viel Zeit.

Mindestkosten:

• Scanner 1: 50 €
• Scanner 2: 200 €
• Scanner 3: 400 €
• Archivierungssoftware: 100 €

Anschaffungskosten gesamt: 150 € - 550 €

Alle Scanner sind für die digitale Archivierung geeignet. Der Unterschied liegt im Zeitaufwand für den Aufbau Ihres Archivs.

• Bei Scanner 1 ist jedes Blatt von Hand aufzulegen und eventuell zu wenden. Eignet sich nur für aktuelle Belege.
• Bei Scanner 2 ist zwar ein Stapel möglich, das Papier wird jedoch nur einseitig gelesen. Sie müssen die Rückseiten der Belege manuell zusammen sortieren oder einzeln scannen. Eignet sich auch nur für täglich anfallende Einzelbelege.
• Bei Scanner 3 handelt es sich um das erste brauchbare Modell mit dem geringsten, vertretbaren Zeitaufwand.

Vorteile:

• Der Platzbedarf für Ihre Dokumente wird wie bei jedem digitalem Archivsystem verkleinert.
• Die Dokumente können zeitnah in das Archiv übernommen werden, da es vor Ort vorhanden ist.

Nachteile:

• Die günstige Archivierungssoftware kann Ihre bisher genutzte Ordnungsstruktur nicht immer 1:1 abbilden. Das bedeutet, Sie müssen eine neue Suchstrategie lernen.
• Durch Fortschritte in der Technik ist es heute kein Problem mehr durchsuchbare PDF-Dokumente beim Scannen zu erstellen.
  Aber eine günstige Archivierungssoftware sorgt deswegen noch nicht dafür das Ihre Dokumente über das gesamte Archiv voll durchsuchbar sind.
  Der einzige Vorteil gegenüber dem alten Papierarchiv ist also nur der geringere Platzbedarf.
• Ein sehr wichtiger Punkt ist, wie die Archivierungssoftware Ihre Dokumente ablegt. Wenn Ihre Ansprüche wachsen, stehen Sie bei den meisten Lösungen vor einem großen Problem. Wie kommen Sie an Ihre schon einmal digitalisierten Dokumente?
  Ein Export von Dokumenten ist nicht immer vorgesehen. Sollte eine solche Funktion existieren, so bezieht sich das meist nur auf ein Dokument. Damit ist nicht sichergestellt, dass Ihr vergebener Ordnungsbegriff als Dateiname für den Export genutzt wird. Nur so ist ohne weitere Nacharbeiten ein Import in ein anderes Archivsystem möglich.
  Es gibt natürlich Möglichkeiten diese Beschränkungen durch externe Steuerung der Software zu minimieren, aber das ist zeitaufwendig und damit kostenintensiv.
• Nicht jede Archivierungssoftware ist portabel, also ohne Installation auf jedem Rechner nutzbar. Sie müssen also mehrere Lizenzen dieser Software kaufen.
  Damit ist diese Software aber immer noch nicht für mehrere Benutzer gleichzeitig nutzbar. Sie müssen also nach jeder Änderung alle Ihre Computer abgleichen. Ein sehr fehleranfälliges Verfahren, da kein Abgleich Ihrer wertvollen Daten möglich ist oder aber nur manuell mit hohem Zeitaufwand erledigt werden kann.

Ihr Archiv kann ziemlich groß werden. Für aktuelle Festplatten stellt es kein Problem dar 100 DVDs und mehr zu speichern.
Aber Sie besitzen nur ein Original Ihrer Dokumente! Eine bessere Speicherlösung ist entsprechend teurer.
Ein manuelles Backup wird meist nicht durchgeführt. Daran können auch zahlreiche Backup-Softwarelösungen nichts ändern.

Festplatten bieten einen schnellen Zugriff auf Ihr Archiv. Als einziges Speichermedium sind Festplatten jedoch ungeeignet. Denn an Festplatten kann ohne Vorwarnung ein Defekt entstehen. In diesem Fall sind Ihre Daten verloren bzw. nur mit extrem hohem Aufwand restaurierbar.

Sie brauchen zur Umgehung dieses Problems eine Backuplösung. Je größer die Festplatte, desto teurer. Außerdem müssen Sie Ihre Backups von Zeit zu Zeit prüfen. Es wurden auf dieser Welt schon mehrere Backups entdeckt die unbrauchbar waren.