Ein Open Source-Dokumenten Management System, der goldene Mittelweg?

Open Source hat viele Vorteile. Der wichtigste ist die freie Einsetzbarkeit des Systems. Das heißt, es müssen keine Softwarelizenzen gekauft werden.
Gegenüber einer kommerziellen Software kann der Leistungsumfang sehr groß sein.

Bei größeren Open Source-Projekten gibt es meistens 2 Versionen. Die kostenfreie Community-Version und die mit Servicevertrag angebotene Vollversion.
Die Community-Version ist nur mit Eigenleistung als digitales Archiv einsetzbar. Durch den Servicevertrag ist eine Open Source-Software nicht mehr kostenfrei.

Auch ein digitales Archiv mit einer Open Source-Software braucht mindestens einen Scanner. Die meisten Open Source-DMS laufen unter Linux. Daher wird für das Archivierungssystem entweder ein sehr leistungsfähiger aktueller Computer zur Virtualisierung benötigt oder ein, auch gerne älterer, separater Rechner. Dazu natürlich auch sehr viel Zeit zum Scannen und Einrichten des Systems in Eigenregie.

Mindestkosten:

Anschaffungskosten gesamt: 50 € - 1400 €

Für die Scanner gilt dasselbe wie bei jedem digitalen Archiv. Je teurer, desto besser und um so schneller ist das Archiv nutzbar.

Ist kein geeigneter Computer vorhanden, so erhöhen sich diese Kosten natürlich entsprechend. Auf Grund des Linux-Systems muss das Gerät aber nicht in der High-End-Klasse angesiedelt sein.

Im direkten Vergleich mit einem "professionellen", marktüblichen DMS schneiden Open Source-Lösungen im Preis-/Leistungsverhältnis also recht gut ab.

Vorteile:

  • Open Source, daher offene Standards
  • Keine Lizenzkosten für die Software
  • Gute Unterstützung bei Problemen in den entsprechenden Foren

Nachteile:

  • Wenn ein Open Source-System in Eigenregie einsetzt werden soll, ist hohes Engagement gefordert. Ein anfänglicher Kostenvorteil kann also leicht zu einem Nachteil werden.
  • Die an einen Servicevertrag gebundene Open Source-Variante kann in Einzelfällen die anfänglichen Kostenvorteile gegenüber proprietärer Software aufwiegen.
  • Open-Source bedeutet nicht, das ein Umstieg zwischen verschiedenen digitalen Archivlösungen einfach ist.

Mit der ArchiveIT-Komplettlösung lassen sich die Lizenzkosten für Software und Hardware und der Zeitaufwand für die digitale Archivierung bei kleinen und mittleren Aktenvolumina verringern.

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© ArchiveIT, Andreas Mozia