FAQs und Begriffserklärungen

Muss ich bei Einsatz der ArchiveIT-Komplettlösung eine Archivierungssoftware kaufen?
Welche Ausstattung benötige ich für ein selbsttragendes digitales Archiv?
Wie viele Seiten passen auf eine CD / DVD?
Wie kann ich meine Dokumente im digitalen Archiv wieder finden?
Kann ich die Dokumente aus dem Archiv wieder ausdrucken?
Sind meine Daten sicher?
Was ist ein selbsttragendes Archiv?
Ist das Archiv revisionssicher?
Wozu dient die Importfunktion in einem digitalen Archiv?
Was ist eine Indexmaske?
Wofür sind Ordnungsbegriffe notwendig?
Was ist OCR?
Wofür wird die Digitale Signatur benötigt?
Was geschieht mit den Papierdokumenten nach Erstellung des Archivs?

Muss ich bei Einsatz der ArchiveIT-Komplettlösung eine Archivierungssoftware kaufen?

Nein, das Programm zur Nutzung des Archivs ist auf jedem Datenträger vorhanden und untrennbar mit Ihren Daten verbunden. Sie müssen auf keinem PC Software installieren, um Ihr Archiv nutzen zu können.

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Welche Ausstattung benötige ich für ein selbsttragendes digitales Archiv?

Ein ganz normaler Windows™-PC mit einem CD / DVD-Laufwerk reicht für den Einsatz der ArchiveIT-Komplettlösung aus. Selbstverständlich rüsten wir Ihren PC entsprechend auf. Sie müssen also deswegen nicht auf unseren Service verzichten. Mit Programmen die ein CD/DVD-Laufwerk imitieren, kann der Zugriff auf das Archiv sogar über das Netzwerk erfolgen.

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Wie viele Seiten passen auf eine CD / DVD?

Auf eine CD ( 700 MB) passen ca. 10.000 DIN-A4 Seiten in Schwarz/Weiß. Auf eine DVD passen ca. 60.000 Seiten. Bei Schwarz/Weiß-Darstellung können Details farbiger Logos verloren gehen. Wird eine farbige Darstellung der Dokumente gewünscht, so verringert sich die Anzahl der Seiten pro Datenträger entsprechend. Für alle wichtigen Informationen reicht die Schwarz/Weiß-Darstellung aber aus.

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Wie kann ich meine Dokumente im digitalen Archiv wieder finden?

Sie starten das Abfrageprogramm wie jedes andere Computerprogramm. Dort erhalten Sie eine Eingabemaske zum Suchen. Hier können Sie Ihre Suchbegriffe eingeben. Z. B. nach "Müller" und "2000". Nach sehr kurzer Zeit erhalten Sie wie bei einer Suchmaschine eine Trefferliste aller Dokumente, in denen diese Begriffe vorkommen. Bei der SUche sind Platzhalter ähnlich wie in Word™ oder Google™ nutzbar.

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Kann ich die Dokumente aus dem Archiv wieder ausdrucken?

Ja, auf jedem normalen Drucker, der mit Ihrem PC verbunden ist.

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Sind meine Daten sicher?

Die Hersteller versprechen bei den CD/DVD-Medien eine Haltbarkeit von 100 Jahren. Dabei werden die Medien jedoch optimal gelagert, aber nicht unbedingt alltäglichen Belastungen ausgesetzt. Im normalen Einsatz sind die gesetzlich vorgegebenen Zeiten erreichbar. Die größte Gefahr sind Gebrauchsspuren und das Lagern in der prallen Sonne. Diese Bedingungen sollten Sie daher vermeiden. Das ist auch der Grund warum wir Ihnen 3 Datenträger in lichtundurchlässigen Hüllen ausliefern. Zu jedem DVD-Datenträger bekommen Sie ein Prüfprotokoll.

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Was ist ein selbsttragendes Archiv?

Ein digitales Archiv ist eine Datenbank mit speziellen Eigenschaften. Bei einem selbsttragenden Archiv werden die Dokumente zusammen mit der Datenbanksoftware / dem Abfrageprogramm auf einen Datenträger gebrannt. Diese Daten sind nicht manipulierbar und somit revisionssicher!
Das Abfrageprogramm ist genau so einfach zu bedienen wie jede bekannte Suchmaschine.

Ein selbsttragendes, digitales Archiv ist nur bedingt geeignet für

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Ist das Archiv revisionssicher?

Revisionssicherheit ist dann gegeben, wenn etwas nicht verändert kann oder jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert wurde.
Das von uns benutzte Archiv ist in mehreren Punkten revisionssicher.

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Wozu dient die Importfunktion in einem digitalen Archiv?

In großen Archivierungslösungen besteht die Möglichkeit eine große Anzahl Ihrer Dokumente automatisch in einem Arbeitsgang in das Archiv aufzunehmen.

In kleinen Archivlösungen besteht diese Möglichkeit nicht immer. Dadurch ist eine umständliche und zeitraubende manuelle Erfassung Ihrer Dokumente nötig.

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Was ist eine Indexmaske?

Eine Indexmaske enthält an einer bestimmten Stelle in jedem Dokument einen Ordnungsbegriff, zum Beispiel steht bei Lieferant Müller der Ordnungsbegriff immer in der dritten Zeile rechts oben. Wenn Lieferant Meier von dieser Position um eine Zeile abweicht, ist eine neue Indexmaske zu erstellen.

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Wofür sind Ordnungsbegriffe notwendig?

Im aktuellen Papierarchiv haben Sie eine gewisse Vorgehensweise wie Sie Ihre Akten ablegen, z. B. nach Lieferanten und nach Jahren, oder nur nach Datum des Angebots. In einem Papierarchiv ist diese Ordnung immer notwendig. Sonst kann man kein Dokument wieder finden. In einem digitalen Archiv gibt es andere Möglichkeiten Informationen zu finden. Aber ein fester Ordnungsbegriff vereinfacht die Suche und verringert die Anzahl der Treffer. Analog zur Verwendung weiterer Suchbegriffe in einer Suchmaschine.

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Was ist OCR?

Bei der EDV-Abkürzung OCR(Optical Character Recognition, wörtlich: optische Zeichenerkennung) handelt es sich um ein Verfahren zur Erkennung von Text, der mittels eines Scanners eingelesen wurde. Das beim Scannen erzeugte Bild wird dabei mittels der OCR-Software in bearbeitbaren Text umgewandelt.

Alle erkannten Texte werden in einer Datei abgelegt und könnten so z. B. außerhalb des Archivs als neues Dokument mit Word™ bearbeitet werden. Optional steht auch das PDF-Format zur Verfügung.

Mehr zum Thema Texterkennung in der Wikipedia

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Wofür wird die Digitale Signatur benötigt?

Die Digitale Signatur ist gleichzusetzen mit Ihrer Unterschrift unter ein Dokument. Das ist aber nicht der einzige Zweck der Signatur. Sie entspricht zusätzlich einem Siegel und schützt damit auch vor Veränderungen der Datei oder des Dokumentes.
Auf einem nicht versiegelten Papierdokument ist es möglich nachträglich Einfügungen durchzuführen, die nicht im Sinne des Unterschreibenden sind!!

Bei einem digitalen Dokument ist das nicht möglich. Jede Änderung muss erneut signiert werden.
Dokumente mit einer qualifizierten Digitalen Signatur werden zum Beispiel auch vom Finanzamt anerkannt.
Mehr zum Thema Digitale Signatur in der Wikipedia

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Was geschieht mit den Papierdokumenten nach Erstellung des Archivs?

Ihre Originaldokumente werden nach Auslieferung des digitalen Archivs 4 Wochen lang aufbewahrt. Nach Ablauf der Frist wird das Papier gemäß BDSG vernichtet. Auf Wunsch liefern wir das Papier auch wieder an Sie aus.

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© ArchiveIT, Andreas Mozia