Digitale Archivierung: Zuverlässig, portabel und doch leicht einsetzbar.
Für kleinere Archive sind viele Dokumentenmanagementsysteme zu umfangreich und zu teuer.
Bei günstiger Software fehlen dagegen sehr oft wichtige Funktionen um das Potential der digitalen Archivierung in vollem Umfang zu nutzen.
Das Gesamtkonzept der portablen ArchiveIT-Komplettlösung, bestehend aus
- Beratung
- Digitalisierung Ihres Papierarchivs als durchsuchbares PDF, inklusive Erstellung der Ordnungsbegriffe für schnelleren Zugriff auf Ihre Dokumente
- der kostenfreien selbsttragenden, digitalen Archivierungslösung
- auf Wunsch, Vernichtung der Originaldokumente gemäß BDSG
können Sie alle Vorteile der digitalen Archivierung bei minimalem Zeitaufwand ohne Investitionskosten bequem nutzen.
| ArchiveIT-Lösung | Andere Archivlösungen | |
|---|---|---|
| Anzahl Ansprechpartner | 1 | Abhängig von der Realisierung |
| Ihr Gesamt-Zeitaufwand von der Entscheidung zum fertigen digitalen Archiv | Gering | Umfangreich |
| Ihr Zeitaufwand für das Scannen der Dokumente | Nur Übergabe Ihrer Akten |
Abhängig von der Realisierung |
| Kosten Archivierungssoftware | 0 € | > 300 € |
| Kosten Server / Rechner für das Archivierungssystem | 0 € | > 2000 € |
| Kosten Scanner | 0 € | > 500 € |
| Kosten Backuplösung | 0 € | > 1000 € |
| Gesamt-Investitionskosten Geräte / Software | 0 € | > 3800 € |
| Zeitraum bis zum Produktiveinsatz | Abhängig von Archivgröße | Abhängig von Archivgröße und Realisierung |
| Pflegeaufwand für Archivierungssoftware und Backup | Entfällt | Umfangreich |
| Auswahl einer digitalen Archivierungssoftware ohne Erfahrungswerte | Nein | Ja |
| Umstieg auf eine andere Archivierungslösung | Einfach | Kompliziert |
Zusätzlich erhalten Sie durch die ArchiveIT-Lösung folgende Vorteile:
- Ihr Archiv ist auf jedem Windows™-Computer auch ohne Internet-Zugang nutzbar.
- Das Archiv ist revisionssicher, da die Daten nicht mehr verändert werden können.
- Sie können ohne Investitionskosten Erfahrungen im Umgang mit einem digitalen Archiv sammeln.
- Wenn Ihre Ansprüche an das Archiv steigen, helfen Ihnen diese Erfahrungen bei der Auswahl der zu Ihren Anforderungen passenden Archivierungssoftware. Sie vermeiden so Fehlinvestitionen.
- Sie erhalten die digitalisierten Originaldokumente auf weiteren Datenträgern. Der Umstieg auf ein anderes Archivsystem ist so ohne Mehraufwand möglich.
© ArchiveIT, Andreas Mozia