Unsere Leistungen rund um das selbsttragende, digitale Archiv

Abholung des vorhandenen Papierarchivs

Im Stadtgebiet von Hannover ist die Abholung kostenlos. Außerhalb dieses Gebietes entstehen zusätzlich Anfahrtkosten.

Texterkennung

Wir setzen immer die aktuellste Software zur Texterkennung ein. So haben Sie den maximalen Nutzen von der Umwandlung Ihres Papierarchivs in ein digitales Archiv.

Zusätzlich erhalten Sie die digitalisierten Dokumente als einzelne Dateien auf gesonderten Datenträgern zur Aufnahme in andere Archivlösungen. Dadurch entstehen nur einmalig Kosten für die Umwandlung Ihrer Dokumente.

Das digitale Archiv

Die von uns eingesetzte Archivlösung erlaubt die Erstellung von selbsttragenden / Offline-Archiven.

Dadurch brauchen Sie keine Archivsoftware zu erwerben. Auf jedem ausgelieferten Datenträger sind Ihre Daten und das Archivierungsprogramm enthalten.
Die Nutzung ähnelt dem Prinzip einer Suchmaschine.

Eine Softwareinstallation ist auf keinem Rechner notwendig. Alles läuft direkt von der CD / DVD.

Damit stehen Ihnen Ihre Dokumente auch unterwegs auf Ihrem Notebook bzw. jedem andern Computer zur Verfügung.

Neben den vereinbarten Standard-Ordnungsbegriffen können Sie zusätzlich Ihre Dokumente per Volltextsuche finden.

Datenträger

Wir verwenden nur ausgesuchte Datenträger. Diese müssen in unterschiedlichen Tests positiv bewertet worden sein. Standardmäßig gibt es Produktschwankungen. Daher werden alle Datenträger nach dem Erstellen noch einmal geprüft. Bei DVDs erhalten Sie dieses Prüfprotokoll bei der Übergabe der Datenträger.

Am besten werden die Datenträger in der mitgelieferten lichtundurchlässigen Hülle aufbewahrt. So bleibt die maximale Datensicherheit gewährleistet.

Im Normalfall sollten Sie nur mit einem Datenträger arbeiten. Optimal wäre ein eigenes Laufwerk aus dem der Archivdatenträger nicht entfernt wird, denn Kratzer und andere Gebrauchsspuren sind die größte Gefahr für Ihre Daten.

Es fallen täglich neue Belege an

Bei einer Umwandlung Ihrer "Altlasten" sollten Sie es nicht belassen, denn schließlich wird der Papierberg wieder anwachsen.

Je nach Belegaufkommen, können wir Ihr Papierarchiv zum Beispiel monatlich digitalisieren. Dazu erhalten Sie nach der Überführung jeweils nur einen Datenträger. Am Ende des Jahres erhalten Sie die Daten des ganzen Jahres in gewohnter Qualität.

Zusatzdienstleistungen im Rahmen des selbsttragenden Archivs:

Für besondere Ordnungsbegriffe ist eine Maske für jedes Formular zu erstellen. Für jedes Dokument dem eine solche Indexmaske zu Grunde liegt, entstehen zusätzliche Kosten. Für die Erstellung einer Maske ist ein Festbetrag zu zahlen.

Weitere Serviceleistungen

Sofern Sie aktuell ein Dokumenten Management System einsetzen, stellen wir Ihnen die eingereichten Dokumente in den von Ihnen gewünschten Ausgabeformaten zum Import bereit.
Unterstützung bei Aufbau und Betrieb eines neuen Dokumenten Management Systems.

Vertragliche Rahmenbedingungen

Die oben beschriebenen Leistungen werden auf Grund der an ArchiveIT übergebenen Seiten ermittelt.

Sofern Sie nicht die genaue Anzahl Ihrer Seiten kennen, gilt die von ArchiveIT ermittelte Anzahl als maßgeblich.

Für jegliche Art von Heftung (z.B. Heftklammern, Hängeordner) wird pro Dokument ein Aufbereitungspreis berechnet.
Ausnahme: Ringorder, Büroklammern