Wie aus Ihren Dokumenten ein digitales Archiv entsteht.

Bei einem ersten Termin führen wir eine Bestandsaufnahme durch.

  • Dabei begutachten wir Ihr Papierarchiv.
  • Wir legen mit Ihnen Ordnungsbegriffe fest nach denen Sie die Belege suchen können. Z. B. Jahr, Monat, Lieferantenkürzel oder -nummer. Über das gesamte digitale Archiv ist immer eine Volltextsuche möglich, dabei können Sie auch Begriffe kombinieren.
  • Wir bestimmen das zu Ihnen passende Medium, CD / DVD. Falls Sie nur ein CD-Laufwerk besitzen, können wir Ihren Rechner natürlich auch mit einem DVD-Laufwerk aufrüsten.

Danach muss Ihr Papierarchiv digital aufbereitet werden.

Dazu holen wir Ihr Papierarchiv ab. Alle Mitarbeiter sind per Datenschutzerklärung zur Geheimhaltung verpflichtet.

Auf Wunsch führen wir diesen ersten Schritt auch in Ihren Geschäftsräumen durch.
Im Umkreis von 50 KM um Hannover kostenlos.
Bei diesem Service haben Sie den Vorteil, das die Dokumente vor Ort schnell im Zugriff sind. Dies ist besonders bei größeren Datenbeständen sinnvoll.

Die Umwandlung in ein digitales Archiv.

Wir verkleinern Ihr Archiv

Um den maximalen Nutzen für Ihr Archiv zu erhalten, empfehlen wir die Umwandlung in das PDF-Format. Dazu werden Ihre Akten und Belege mit einer Texterkennung bearbeitet.

Das PDF-Format hat viele Vorteile. So können Sie später in den Belegen nach Texten suchen und diese Texte wieder in aktuelle Dokumente kopieren.

Ebenso können Sie die Belege auf jedem Drucker als Bild ausgeben. Unabhängig von Fehlern in der Texterkennung

Nachdem jedes Stück Papier in das digitale Archiv übernommen wurde, erstellen wir mit einer speziellen Software eine CD / DVD die das selbsttragende Archiv mit Ihren Dokumenten enthält.

Wenn Ihre Daten nicht auf einen Datenträger passen sollten, kein Problem, die Daten können auf mehrere Datenträger verteilt werden. Die Oberfläche zum Suchen und Betrachten sieht immer gleich aus.

Übergabe Ihres digitalen Archivs.

Jetzt können Sie Ihre Papierbelege mit dem digitalen Archiv abgleichen.

Fällt dieser Test positiv aus, so erstellen wir Ihnen 2 weitere Sicherungsdatenträger. Zu jeder DVD-R/DVD-RW erhalten Sie ein Prüfprotokoll.

Durch die Anzahl der Datenträger können Sie Ihre Daten an verschiedenen Orten aufbewahren.

Zum Beispiel:

  • im Büro
  • Ihren Privaträumen
  • einem Schließfach.

Ein nicht zu unterschätzender Sicherheitsaspekt.

Das Papierarchiv.

Zu unserer Entlastung erhalten Sie das Papierarchiv wieder zurück. Dabei werden die Dokumente ungeklammert und ungeordnet übergeben.
Eine Herstellung des Ursprungszustandes wird berechnet.

Auf besonderen Wunsch entsorgen wir auch das jetzt nicht mehr benötigte Papier. Dafür ist eine zusätzliche Vereinbarung notwendig.

Was Sie sonst noch wissen sollten ...


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© ArchiveIT, Andreas Mozia